各学院（研究院）：

为进一步加强我校科研档案管理工作的科学化、规范化、制度化，切实保障科研档案的完整性、系统性和安全性，充分发挥科研档案在学术研究、成果转化、绩效考核及审计评估中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校科研档案管理办法》及学校相关规章制度，结合我校实际，现就规范科研档案管理工作通知如下：

一、管理范围

科研档案是指在科研项目立项、实施、结题、验收及成果转化全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、音像、软件等各类载体材料，包括但不限于：

（一）项目申报书、任务书、合同书及批复文件；

（二）研究实验数据记录、调研报告、技术方案；

（三）中期检查材料、阶段性成果、学术论文、专利证书；

（四）结题验收报告、财务决算报告、审计材料；

（五）成果转化协议、社会效益证明等。

二、职责分工

科学技术研究院负责全校科研档案管理工作，监督落实归档情况，组织科研档案检查与培训。

学院（研究院）负责本单位科研档案的组织实施，指定专人负责档案收集、初审和移交，定期核查档案完整性。

项目负责人为科研档案管理第一责任人，须按要求整理、提交完整科研档案材料，确保真实、准确、可追溯。

三、管理要求

项目结题或验收后1个月内，项目负责人须完成档案整理并提交至所在学院（研究院）。学院（研究院）应在收到材料后15个工作日内完成审核，并移交科研院存档。

档案材料需分类清晰、编号连续、目录完整，纸质材料应字迹工整、印章齐全；电子档案须备份保存，采用PDF、word等通用格式，并附文件清单及说明。

涉密科研项目档案按国家及学校保密规定单独归档管理。

科研档案借阅需办理借阅手续，经科研院审批同意后方可借阅，借阅期限不超过7个工作日。如科研档案已归档至校档案馆，请前往校档案馆办理办理借阅。

科研院对科研档案按年度进行统一整理归档至校档案馆。

科学技术研究院

2025年3月15日